同窓会の案内状の作り方

自分の中学校時代の同窓会の取りまとめを成り行きでやっている。
（↓　過去記事、読んで～）

▼▼　参考過去記事　▼▼

・メールトラブルの攻防-同窓会での事
・同窓会トラブル-会費設定
・同窓会トラブル-期日決定線？
・同窓会トラブル-５年の月日が物語るモノ
・それいけ、同窓会
・コード同窓会、反逆のスタッフ
・同窓会って、なにさ？
・たかが同窓会、されど同窓会
・同窓会よ、どこへ行く！
・人生をより良く生きるために

私が関わってから、２回目になる -同窓会- ではあるけれど、それまでは、同窓会の幹事の経験はなく、最初は、暗中模索だった。わからないことも多く、今にしてみれば、不備がた～くさん！　あったような？!　気がしないでもないが…元々が楽天的？なせいか、今後に生かすために、反省はするけど、あまり気にしてはいない。(^^;)　基本的に、

『場所確保して、案内出して、 飲めや歌えをすればいいだけの話じゃん。』

と考えている私が作った案内状は、いたってシンプル。私が携わった１回目は、

同 窓 会 開 催 の 御 案 内
　

拝啓、秋涼の候、皆様におかれましては、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。

下記の日程にて、１０年ぶりの同窓会を開催いたします。お忙しいこととは存じますが、皆様お誘い合わせの上、ご出席くださいますようお願い申し上げます。


・日時…Ｈ２３年１月２日(日)

Pm.5:10より受付
　　　　　　　　 Pm.5:40より記念撮影

・場所…　〇〇〇〇〇〇　　℡…××××-××-××××
　　　　　　　　　　　　　　　　〇〇〇〇（←開催場所住所）

・会費…　〇〇〇〇円　（会費、写真代、諸経費等含）
　
※　つきましては、
　　返信用はがきに必要事項をご記入の上
　　１１月１５日 までに御投函下さい。
※　また、今後、住所変更がありましたら、
　　下記スタッフ窓口までお知らせ下さい。

　

〇〇中学校△△年度卒業生同窓会
Ｈ２２年度スタッフ代表　　〇〇　〇〇
連絡窓口　△△　△△（旧姓・○○）
℡ ××××-××-××××(FAX同)

な感じ。返信面は、

①　同窓会出欠（いずれかに〇）

　　　・出席・　　　　・欠席・

②　近　　況
③　今後の同窓会の持ち方（いずれかに〇）
　　　　　a.５年後　　　b.３年後　　　c.その他　
④　その他の御意見…場所やプランなどの案…等

⑤　御名前（旧姓）　　　　　　　　　　（　　　）

⑥　中学卒業時クラス　　　　　　３年　　　組

⑦　郵便番号

⑧　御住所

⑨　御電話番号

⑩　携帯番号

⑪　メールアドレス

失敗は、返信面で、-出席-　-欠席- に『御』を付けるのを忘れた。大した問題にはならないけど、相手に対して『失礼』ってことになるので、付けた方がいい。　メールアドレスを記述してもらう方法は、使えない。書いてもらっても、入力に手間がかかりすぎるし、モノによっては、解読が～別物？になっちゃうのか、徒労に終わる場合もある(^^;)　スタッフのアドレスをＱＲコードにして、そこに送信してもらうとかしないと、使えない。


『②　近況』欄は、配布する冊子に記述するって明示しなかったからか、通信欄として使ってしまう方もいた。こちらは、これで大丈夫と思っても、受け取る側の解釈は、そりゃあ、いろいろなんだな～と思ったもんだ。

２回目の時は、返信ハガキの〆切を『〇月〇日必着』にしてみた。↓

◆つきましては、返信用はがきに
　　必要事項をご記入の上、御面倒でも、
　　〇月〇日 必着にて、御投函下さい。

紙面の都合で、無理な場合もあるけど、私は、文字が小さくなろうと『③』『④』のようなアンケートを載せる。１回目は、期間と内容について聞いてみた。２回目は、開催希望日。


なんだろうな～、スタッフの悩んだ事を一緒に悩んで欲しい気持ちがあるんだよね。書かない方も少なくないんだけど、幹事も、招かれる同窓生も、同じ同窓生なのよ～ん。っていうささやかな主張？(^^;)


同窓生に聞いてみたい事があったら、『③』『④』みたいなちょっとしたアンケートは、「どんなふうに考えているんだろうな～？」っていう手掛かりにはなるように思う。


１回目の同窓会の時、「電話番号を載せないで！」な～んてお願いがあったのもあって、２回目の時の案内状には、名簿記載の意思の有無も確認した。

同窓会当日、名簿を配布します。
記載希望されない事柄がありましたら、
下記表のＡ欄に×をご記入下さい。
（未記入は、記載となります。）

事　柄	Ａ
住　所
電話番号

携帯電話番号、メールアドレスについては、
名簿への記載予定はありません。

↑これもな～、『×』でって書いてるのに〇だったり、解釈に困る回答もあった。(^^;)


『個人情報保護法』の事を考えると、もっとちゃんとした方がいいのだろうけど、ハガキっていう紙面の都合や、スタッフとしては、連絡先は教えてもらわないと、案内状が送れないし…「載せて欲しくない。」っていう希望には答えなくてはいけないし…名簿を記載した『冊子』には、

冊子についてのお願い
本冊子には、個人情報が含まれています。
お取り扱いには、充分なご配慮、お願いします。

とは、入れたけど、それでも、悪い事する人はするだろうし、困っちゃうよね。


後は、笑っちゃうような事なんだけど、返信ハガキの『お名前』欄に未記入の方が、毎回、何人かいる。幸い、その方々は、出席ではないので、大きな問題にはならないのだけど、案内状を出す前に、番号なりを記入しておくと、そんな時困らない。（案内状の返信のハガキの『お名前』は書こうね。）


もっと笑っちゃうようなことは、往復ハガキを切り離さないで、返信してくる方もチラホラ。(^^;)個人のマナーの問題になるんだろうけど、いろんな方がいるもんだと思う。


次は、３回目になるので、

同窓会の案内状の配布を希望しない方

を聞いてみようと思ってる。みんながみんな、「同窓会に参加したい！」って思っているわけはないので、案内状を「いらない！」あるいは、「めんどう！」って思ってる方もいるはず。これ、確認できれば、経費削減にもなるし～


同窓会の幹事の皆さん、そんな事を留意して、良い『案内状』を作って下さい。
（珍、返信ハガキを見るのも、楽しいよ～）